Pressegespräche

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Fra­ge an Frank Hof­en: Lie­ber Herr Hof­en, Ihre Tipps für ein erfolg­rei­ches Inter­view waren echt gut. Ich selbst wür­de gern im Vor­feld unse­res nächs­ten gro­ßen Ver­ein­se­vents eine Art Pres­se­kon­fe­renz für loka­le Medi­en­ver­tre­ter aus Print und Hör­funk abhal­ten. Wie berei­te ich mich da per­fekt drauf vor und was darf ich bei der Ein­la­dung sowie der Durch­füh­rung auf kei­nen Fall ver­ges­sen? Ich habe das noch nie gemacht und möch­te das nicht ver­sem­meln. Gibt es eine Richt-Uhr­zeit oder einen bestimm­ten Wochen­tag, für den man solch eine Pres­se­kon­fe­renz ter­mi­nie­ren soll­te?! Und in wel­chem Zeit­raum vor dem eigent­li­chen Event soll­te die Pres­se­kon­fe­renz statt­fin­den? Vie­len Dank für Ihre Mühen!

Frank Hofen
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Frank Hof­en: Zunächst mein ganz per­sön­li­cher Hin­weis: die Begriff­lich­keit »Pres­se­kon­fe­renz« soll­ten wir wirk­lich nur dann benut­zen, wenn es einen Anlass von über­re­gio­na­ler Bedeu­tung gibt. Mei­ner­seits gehe ich davon aus, dass es sich bei Ihnen um Akti­vi­tä­ten Ihres Ver­eins han­delt, der eine loka­le, mög­li­cher­wei­se auch regio­na­le Bedeu­tung hat. Da emp­feh­le ich, nicht so hoch­tra­bend auf­zu­tre­ten, son­dern eher zu einem »Pres­se- bzw. Medi­en­ge­spräch« ein­zu­la­den. Dazu gehö­ren neben Print- und Hör­funk­ver­tre­tern aber auch die Social-Media-Kanä­le. In der Regel kann man zwi­schen Diens­tag und Don­ners­tag ein­la­den und 11 Uhr ist eine gelun­ge­ne Zeit. Es geht auch der frü­he Nachmittag.

Für ein sol­ches Medi­en­ge­spräch muss dann auch der Anlass stim­men und das The­ma eine hohe Bedeu­tung haben. Ein­la­dung (mit kur­zem Anriss des The­mas) schrift­lich ver­sen­den (14 Tage) und gege­be­nen­falls zwei Tage vor dem Medi­en­ge­spräch noch einen Remin­der (per E‑Mail) aus­sen­den. Die ent­spre­chen­den Räum­lich­kei­ten vor­be­rei­ten, eben­so Geträn­ke bereit­stel­len. Bei Ver­an­stal­tun­gen Ihrer Art reicht es aus, wenn es eine »Round-Table-Anord­nung« gibt. Sie berei­ten nicht nur die Unter­la­gen für die Medi­en­ver­tre­ter vor, son­dern schrei­ben auch für Ihre Per­so­nen einen Spick­zet­tel, was zu sagen ist. Jeder soll­te nur zu sei­nem Bereich spre­chen und Sie mode­rie­ren den Ablauf. Sie eröff­nen das Medi­en­ge­sprä­che und stel­len die reden­den Per­son mit ihrer Funk­ti­on vor.

Am Ende der Ver­an­stal­tung kom­men die Fra­gen der anwe­sen­den Medi­en­ver­tre­ter. Sie nicht vor­her zu den ein­zel­nen Vor­trä­gen schon fra­gen las­sen, denn dann läuft das ganz schnell auf dem Ruder und es wird unüber­sicht­lich. Daher erst am Ende. Und auch da wer­den erst die vor­be­rei­te­ten Pres­se­map­pen aus­ge­hän­digt. Nach dem offi­zi­el­len Ende kön­nen die Ein­zel­in­ter­views gemacht wer­den und ganz zum Schluss kommt es zum Foto­ter­min. Den­ken Sie sich vor­her eine Posi­ti­on aus, die Ihrem Ver­ein zum Vor­teil gerecht ist. Tipp: ein ent­spre­chen­des Uten­sil (Ten­nis­schlä­ger, Spor­te­quip­ment, Tri­kots, etc.) wer­tet jedes Bild­mo­tiv gegen­über irgend­wel­cher Grup­pen­an­ord­nung von Per­so­nen auf. Und ein Dan­ke­schön an die Medi­en­ver­tre­ter zeigt Ihre Wert­schät­zung ihnen gegen­über auf.

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