Pressegespräche
Lieber Herr Hofen, Ihre Tipps für ein erfolgreiches Interview waren echt gut. Ich selbst würde gern im Vorfeld unseres nächsten großen Vereinsevents eine Art Pressekonferenz für lokale Medienvertreter aus Print und Hörfunk abhalten. Wie bereite ich mich da perfekt drauf vor und was darf ich bei der Einladung sowie der Durchführung auf keinen Fall vergessen? Ich habe das noch nie gemacht und möchte das nicht versemmeln. Gibt es eine Richt-Uhrzeit oder einen bestimmten Wochentag, für den man solch eine Pressekonferenz terminieren sollte?! Und in welchem Zeitraum vor dem eigentlichen Event sollte die Pressekonferenz stattfinden? Vielen Dank für Ihre Mühen!
Frank Hofen: Zunächst mein ganz persönlicher Hinweis: die Begrifflichkeit »Pressekonferenz« sollten wir wirklich nur dann benutzen, wenn es einen Anlass von überregionaler Bedeutung gibt. Meinerseits gehe ich davon aus, dass es sich bei Ihnen um Aktivitäten Ihres Vereins handelt, der eine lokale, möglicherweise auch regionale Bedeutung hat. Da empfehle ich, nicht so hochtrabend aufzutreten, sondern eher zu einem »Presse- bzw. Mediengespräch« einzuladen. Dazu gehören neben Print- und Hörfunkvertretern aber auch die Social-Media-Kanäle. In der Regel kann man zwischen Dienstag und Donnerstag einladen und 11 Uhr ist eine gelungene Zeit. Es geht auch der frühe Nachmittag.
Für ein solches Mediengespräch muss dann auch der Anlass stimmen und das Thema eine hohe Bedeutung haben. Einladung (mit kurzem Anriss des Themas) schriftlich versenden (14 Tage) und gegebenenfalls zwei Tage vor dem Mediengespräch noch einen Reminder (per E‑Mail) aussenden. Die entsprechenden Räumlichkeiten vorbereiten, ebenso Getränke bereitstellen. Bei Veranstaltungen Ihrer Art reicht es aus, wenn es eine »Round-Table-Anordnung« gibt. Sie bereiten nicht nur die Unterlagen für die Medienvertreter vor, sondern schreiben auch für Ihre Personen einen Spickzettel, was zu sagen ist. Jeder sollte nur zu seinem Bereich sprechen und Sie moderieren den Ablauf. Sie eröffnen das Mediengespräche und stellen die redenden Person mit ihrer Funktion vor.
Am Ende der Veranstaltung kommen die Fragen der anwesenden Medienvertreter. Sie nicht vorher zu den einzelnen Vorträgen schon fragen lassen, denn dann läuft das ganz schnell auf dem Ruder und es wird unübersichtlich. Daher erst am Ende. Und auch da werden erst die vorbereiteten Pressemappen ausgehändigt. Nach dem offiziellen Ende können die Einzelinterviews gemacht werden und ganz zum Schluss kommt es zum Fototermin. Denken Sie sich vorher eine Position aus, die Ihrem Verein zum Vorteil gerecht ist. Tipp: ein entsprechendes Utensil (Tennisschläger, Sportequipment, Trikots, etc.) wertet jedes Bildmotiv gegenüber irgendwelcher Gruppenanordnung von Personen auf. Und ein Dankeschön an die Medienvertreter zeigt Ihre Wertschätzung ihnen gegenüber auf.