Mails: »cc« oder »bcc«

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Fra­ge an Frank Hof­en: Sehr geehr­ter Herr Hof­en! Wir haben ver­eins­in­tern hef­ti­ge Dis­kus­sio­nen hin­sicht­lich des Daten­schut­zes. Tei­le des Vor­stan­des nut­zen beim Ver­sen­den von E‑Mails die cc-Vari­an­te (Copy), wonach für alle der E‑Mail-Ver­tei­ler öffent­lich ist. Auch unse­re Geschäfts­stel­le macht trotz mehr­ma­li­ger Auf­for­de­rung, dies zu unter­las­sen, immer wie­der die­sen – wie ich fin­de – gra­vie­ren­den Feh­ler (und das bei über 200 Mit­glie­der­adres­sen!). Mei­ner Auf­fas­sung nach soll­te man doch immer die bcc-Lösung (Blind Copy) bevor­zu­gen, um Stra­fen zu ver­mei­den. Wie wird so etwas geahn­det, falls es einen Klä­ger gibt?! Wie sehen Sie das als Medi­en­ex­per­te? Gruß aus dem Schwarz­wald und: blei­ben Sie gesund!

Frank Hofen
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Frank Hof­en: Mei­ner­seits kann ich Ihnen nur bei­pflich­ten. Jedoch gebe ich Ihnen den drin­gen­den Rat, da ich kein juris­ti­sches Wis­sen besit­ze, dies­be­züg­lich bei Ihrem zustän­di­gen Lan­des­sport­bund ein­mal nach­zu­fra­gen. Gene­rell gilt, dass jeder Funk­ti­ons­trä­ger auf die Mit­glie­der­da­ten zugrei­fen darf, für die er zustän­dig ist. So kann im Vor­stand der Kas­sie­rer auf die Mit­glie­der­da­ten zugrei­fen, die er zur Auf­ga­ben­er­le­di­gung (Bei­trä­ge, etc.) benö­tigt. Grund­sätz­lich gilt näm­lich im Daten­schutz­recht das Prin­zip des Ver­bots mit Erlaub­nis­vor­be­halt. Das bedeu­tet: jeg­li­che Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten ist zunächst ein­mal ver­bo­ten. Fol­ge des­sen ist für die Ver­eins­ar­beit fol­gen­de Vor­aus­set­zung erfor­der­lich: die betrof­fe­nen Per­so­nen haben ihre Ein­wil­li­gung zu der Ver­ar­bei­tung für den einen oder für meh­re­re bestimm­te Zwe­cke gegeben.

Im Ten­nis­ver­ein wer­den bekannt­lich Daten im Bezug zu Per­so­nen ver­ar­bei­tet. Sei­en es die not­wen­di­gen Daten bei Auf­nah­me in den Ver­ein, Ergeb­nis­se von Wett­kämp­fen, Teil­neh­mer-und/o­der Tele­fon­lis­ten, bis hin zu Rede­bei­trä­gen in Pro­to­kol­len und auf Ehrun­gen bei Mit­glie­der­ver­samm­lun­gen. Stets han­delt es sich hier um per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten. Die­se Kennt­nis von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten kön­nen Aus­wir­kun­gen auf die Rech­te und Frei­hei­ten der betrof­fe­nen Per­so­nen haben. Im Prin­zip hat jeder Mensch das Recht, selbst zu ent­schei­den, wem wann wel­che sei­ner per­sön­li­chen Daten zugäng­lich sein sol­len. Somit trifft auch die Ver­ant­wort­li­chen im Ver­ein die Not­wen­dig­keit, den Daten­schutz zu beachten.

Was so als zusätz­li­che Belas­tung im Ehren­amt wahr­ge­nom­men wird, hat in der Pra­xis den Schutz der betrof­fe­nen Per­so­nen vor Miss­brauch zum Ziel. Daher soll­ten die Ver­ei­ne und deren Geschäfts­stel­len immer beden­ken, dass Ver­stö­ße gegen daten­schutz­recht­li­che Vor­ga­ben unter Umstän­den kos­ten­in­ten­si­ve Unter­las­sungs- oder Scha­dens­er­satz­an­sprü­che nach sich zie­hen kön­nen. Mit dem ver­ant­wor­tungs­be­wuss­ten Umgang von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zei­gen Sie, dass Sie modern auf­ge­stellt sind und Ihr Ten­nis­ver­ein eben­so vor­bild­lich geführt wird.

Nun kann man sicher­lich davon aus­ge­hen, dass beim Ver­sen­den einer E‑Mail mit den Namen des Vor­stan­des in der cc-Vari­an­te sei­tens der Vor­stands­mit­glie­der kei­ne Beschwer­de kom­men wird, doch soll­te man sich grund­sätz­lich die Zustim­mung zu die­ser Vor­ge­hens­wei­se geben las­sen. Im Übri­gen muss auch fest­ge­legt sein, wer Zugang zu den Daten hat, inklu­si­ve Schlüs­sel­nach­weis zur Geschäfts­stel­le. Ansons­ten gehö­ren alle wei­te­ren Emp­fän­ger wie Mit­glie­der, Redak­tio­nen, Redak­teu­re, Ver­bän­de, etc. immer in den Blind-Copy-Bereich (bcc). Es ist noch nicht ein­mal zuläs­sig, bei Mit­glie­der­ver­samm­lun­gen Anwe­sen­heits­lis­ten öffent­lich umher lau­fen zu las­sen, denn so kann der Drit­te öffent­lich ein­se­hen, wer sich da ein­ge­tra­gen hat. Sicher­lich ein Kuriosum!

Emp­feh­len wür­de ich Ihnen des Wei­te­ren, am Ein­gang zu Ihrer Ten­nis­an­la­ge fol­gen­de Hin­weis anzu­brin­gen: „Gemäß der EU-Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung machen wir sie dar­auf auf­merk­sam, dass der Ten­nis­club N.N. e.V. sei­ne Ver­an­stal­tun­gen auf der Club­an­la­ge in Bild- und/oder Video­auf­nah­men fest­hält. Die­se kön­nen mög­li­cher­wei­se auf der Ver­eins-Home­page, in Pres­se­mit­tei­lun­gen und/oder Inter­net­por­ta­len sowie bei Face­book, Insta­gram und You­Tube ver­öf­fent­licht wer­den. Von daher ist es mög­lich, dass Sie bild­lich erfasst wer­den. Mit Betre­ten unse­rer Club­an­la­ge wil­li­gen Sie ein, dass der Ten­nis­club N.N. e.V. die­se Auf­nah­men für nicht­kom­mer­zi­el­le Zwe­cke ver­wen­den darf.“

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