Mails: »cc« oder »bcc«?
Sehr geehrter Herr Hofen! Wir haben vereinsintern heftige Diskussionen hinsichtlich des Datenschutzes. Teile des Vorstandes nutzen beim Versenden von E‑Mails die cc-Variante (Copy), wonach für alle der E‑Mail-Verteiler öffentlich ist. Auch unsere Geschäftsstelle macht trotz mehrmaliger Aufforderung, dies zu unterlassen, immer wieder diesen – wie ich finde – gravierenden Fehler (und das bei über 200 Mitgliederadressen!). Meiner Auffassung nach sollte man doch immer die bcc-Lösung (Blind Copy) bevorzugen, um Strafen zu vermeiden. Wie wird so etwas geahndet, falls es einen Kläger gibt?! Wie sehen Sie das als Medienexperte? Gruß aus dem Schwarzwald und: bleiben Sie gesund!
Frank Hofen: Meinerseits kann ich Ihnen nur beipflichten. Jedoch gebe ich Ihnen den dringenden Rat, da ich kein juristisches Wissen besitze, diesbezüglich bei Ihrem zuständigen Landessportbund einmal nachzufragen. Generell gilt, dass jeder Funktionsträger auf die Mitgliederdaten zugreifen darf, für die er zuständig ist. So kann im Vorstand der Kassierer auf die Mitgliederdaten zugreifen, die er zur Aufgabenerledigung (Beiträge, etc.) benötigt. Grundsätzlich gilt nämlich im Datenschutzrecht das Prinzip des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt. Das bedeutet: jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten ist zunächst einmal verboten. Folge dessen ist für die Vereinsarbeit folgende Voraussetzung erforderlich: die betroffenen Personen haben ihre Einwilligung zu der Verarbeitung für den einen oder für mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
Im Tennisverein werden bekanntlich Daten im Bezug zu Personen verarbeitet. Seien es die notwendigen Daten bei Aufnahme in den Verein, Ergebnisse von Wettkämpfen, Teilnehmer-und/oder Telefonlisten, bis hin zu Redebeiträgen in Protokollen und auf Ehrungen bei Mitgliederversammlungen. Stets handelt es sich hier um personenbezogene Daten. Diese Kenntnis von personenbezogenen Daten können Auswirkungen auf die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen haben. Im Prinzip hat jeder Mensch das Recht, selbst zu entscheiden, wem wann welche seiner persönlichen Daten zugänglich sein sollen. Somit trifft auch die Verantwortlichen im Verein die Notwendigkeit, den Datenschutz zu beachten.
Was so als zusätzliche Belastung im Ehrenamt wahrgenommen wird, hat in der Praxis den Schutz der betroffenen Personen vor Missbrauch zum Ziel. Daher sollten die Vereine und deren Geschäftsstellen immer bedenken, dass Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben unter Umständen kostenintensive Unterlassungs- oder Schadensersatzansprüche nach sich ziehen können. Mit dem verantwortungsbewussten Umgang von personenbezogenen Daten zeigen Sie, dass Sie modern aufgestellt sind und Ihr Tennisverein ebenso vorbildlich geführt wird.
Nun kann man sicherlich davon ausgehen, dass beim Versenden einer E‑Mail mit den Namen des Vorstandes in der cc-Variante seitens der Vorstandsmitglieder keine Beschwerde kommen wird, doch sollte man sich grundsätzlich die Zustimmung zu dieser Vorgehensweise geben lassen. Im Übrigen muss auch festgelegt sein, wer Zugang zu den Daten hat, inklusive Schlüsselnachweis zur Geschäftsstelle. Ansonsten gehören alle weiteren Empfänger wie Mitglieder, Redaktionen, Redakteure, Verbände, etc. immer in den Blind-Copy-Bereich (bcc). Es ist noch nicht einmal zulässig, bei Mitgliederversammlungen Anwesenheitslisten öffentlich umher laufen zu lassen, denn so kann der Dritte öffentlich einsehen, wer sich da eingetragen hat. Sicherlich ein Kuriosum!
Empfehlen würde ich Ihnen des Weiteren, am Eingang zu Ihrer Tennisanlage folgende Hinweis anzubringen: „Gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung machen wir sie darauf aufmerksam, dass der Tennisclub N.N. e.V. seine Veranstaltungen auf der Clubanlage in Bild- und/oder Videoaufnahmen festhält. Diese können möglicherweise auf der Vereins-Homepage, in Pressemitteilungen und/oder Internetportalen sowie bei Facebook, Instagram und YouTube veröffentlicht werden. Von daher ist es möglich, dass Sie bildlich erfasst werden. Mit Betreten unserer Clubanlage willigen Sie ein, dass der Tennisclub N.N. e.V. diese Aufnahmen für nichtkommerzielle Zwecke verwenden darf.“