Strukturierte Vereinsmedienarbeit

Frage an Frank Hofen: Hallo Herr Hofen! Im westfälischen Verbandsgebiet sind Sie dafür bekannt, klare Kante zu zeigen und sich nicht verbiegen zu lassen. Somit passen Sie wunderbar ins Profil der Tennisredaktion, die meines Erachtens als einziges deutschsprachiges Tennisportal quer denkt und heiße Themen anfasst. Viel Spaß bei Ihrer neuen Aufgabe! Meine Frage an Sie: Sollte der heutige moderne Tennisverein zwingend in den sozialen Netzwerken wie Facebook oder Instagram Präsenz zeigen oder sind die klassischen Medien wie Tageszeitung sowie eine eigene Webseite wichtiger und ausreichend, um seine Mitglieder bestens zu informieren und potentielle Mitglieder neugierig zu machen?! Vielen Dank für Ihre Mühen und nochmals viel Spaß an dieser Stelle! Habe schon bald noch mehr Fragen…

Frank Hofen
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Frank Hofen: Es ist wie immer, das eine zu tun und das andere nicht zu unterlassen. Natürlich sollten Sie Social Media in Ihrem Verein nutzen, vor allem dann, wenn es eine rege Jugendabteilung gibt. Die sollte aber auch diese Medienkanäle pflegen, denn es nützt nichts, wenn dies jemand aus der Vorstand tut, der den Stil der sozialen Netzwerke nicht schreiben kann. Also keinen pensionierten Lehrer mit dieser Aufgabe beauftragen, sondern diejenigen damit beauftragen, die vom Alter her dazu passen. Wichtig ist dabei, dass es eine gewissen Aktualität gibt. Das heißt, nicht nur alle paar Wochen einmal sich äußern, sondern – meine Wunschvorstellung – täglich etwas zu posten.

Aktualität ist natürlich auch bei der Homepage gefragt! Doch wer nutzt überhaupt die Homepage des Vereins? Beantworten und analysieren Sie das für Ihren Club einmal, und Sie werden feststellen, dass sich kaum jemand dafür interessiert. Während des Spielbetriebs sicherlich jeder, der in einer der Mannschaften aktiv ist. Ansonsten aber, Fehlanzeige. Das heißt, um dies zu ändern, man muss Aktualität kreieren um Aufmerksamkeit zu erreichen. Nur zu sagen, wir haben eine Homepage, ist zu wenig. Auch dieses Portal lebt von Aktualität, Informationen, Neuigkeiten, Persönliches, Geschichten und viel mehr. Aber auch hier, es muss einer koordinieren. Mit den Mannschaften, den Spielerinnen und Spielern, den Vorstandskolleginnen und -kollegen und den Trainern sprechen, denn von alleine teilt Ihnen kaum einer etwas mit. Schon gar nicht, wenn die Mannschaft oder der Spieler/-in verloren hat. Es ist daher wichtig eine Person zu haben, die sozusagen allen hinterher ist um Infos zu bekommen. Manchmal ein schier unmögliches Vorhaben.

Bei all dem Faible für Social Media dürfen Sie auf keinen Falle die klassischen Medien, wie unter anderem Tageszeitung oder Lokalradio, vergessen. Und nur darauf zu vertrauen, die schauen auf unsere Homepage oder rufen mich an, ist ein dünnes Brett. Die Lokalredakteure in den Redaktionen haben mehr als nur den Tennissport zu erfassen, sie sind zumeist in allen lokalen Sportarten eingebunden. Für sie ist es immer eine große Herausforderung, allen Vereinen gerecht zu werden. Deshalb nutzen Sie für Ihren Verein die Chance, mit einer strukturierten Pressearbeit auf sich aufmerksam zu machen. Fragen Sie ruhig einmal beim lokalen Sportchef ab, wie und wann er am liebsten von Ihnen die Pressemitteilungen erhalten möchte. Es erleichtert beiden Seiten die Arbeit und alle profitieren.

Noch zwei Hinweise zu Tageszeitungen:

Erstens: Lokale Nachrichten bei den Lesern auf Platz 1: Die lokalen Nachrichten interessieren die Leser in ihrer Zeitung ganz besonders, 88 Prozent lesen sie »im Allgemeinen«. Ähnlich beliebt sind politische Meldungen und Berichte aus Deutschland (88 Prozent) und dem Ausland (81 Prozent) sowie Vermischtes aus aller Welt (81 Prozent). Wichtig finden die Leser ferner die Ressorts Wirtschaft (72 Prozent), Kultur (68 Prozent) und Sport (59 Prozent) sowie Sonderbeilagen, Kommentare und Leserbriefe.

Zweitens: Sehr seriöse Berichterstattung: die Zeitung genießt bei Lesern eine besonders hohe Glaubwürdigkeit. Einer Umfrage zufolge vertrauen bei lokalen und regionalen Themen 38 Prozent der Befragten der von Zeitungen vermittelten Information. Das öffentlich-rechtliche Fernsehen erzielt einen Wert von 19 Prozent, es folgen der öffentlich-rechtliche Hörfunk (12 Prozent) und das Internet (12 Prozent). Die Schlusslichter bilden das private Fernsehen und der private Hörfunk (3 bzw. 4 Prozent). In diesem Sinne sollten Sie Ihre Medien- bzw. Pressearbeit strukturieren.

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Allerhöchste Wertschätzung

Frage an Frank Hofen: Sehr geehrter Herr Hofen. Toll, dass Sie nun Teil des Expertenteams auf meinem Tennisportal Nummer Eins sind! Viel Freude dabei! Als großer Roger Federer-Fan möchte ich natürlich wissen, wie sich dieser tolle Mann abseits von Plätzen und Fans so gibt! Sie hatten sicher das Privileg, ihn unzählige Male sprechen, interviewen und auch erleben zu würden, richtig? Ich hoffe so sehr, dass Sie uns an dem einen oder anderen internen oder privaten Erlebnis mit dieser Tennislegende teilhaben lassen!

Frank Hofen
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Frank Hofen: Wenn ich heute auf diese meine Zeit als Pressesprecher der Gerry Weber Open zurückblicke, so ist die persönliche Bekanntschaft mit und zu Roger Federer und seiner Frau Mirka das wertvollste als Erinnerung. Meinerseits habe ich ihn von 2003 bis 2017 begleiten dürfen und ihn immer als eine authentische Person erlebt. Was ich an ihm besonders schätze, ist seine Eigenschaft, auch seinen jeweiligen Gesprächspartner wertzuschätzen. Er schaut den Menschen immer in die Augen, spricht ihm gegenüber die Sätze immer bis zum Ende, und vermittelt auf Grund seiner Aura wie wichtig diese Person gerade für ihn (Federer) ist.

Es gibt keine Oberflächlichkeit, keine Banalitäten, und schon gar keine Arroganz. So wie er seine Turniere und seine Matches plant, so erfolgreich plant er auch seinen Umgang mit den Medien und der Öffentlichkeit. Wenn sie in  den Raum kommen, wo er sitzt, steht er auf. Er gibt jedem die Hand und nennt – was ich immer bewundert habe – den Namen. Vereinbarungen und Absprachen nimmt er punktgenau ein und stellt sich auf den jeweiligen Anlass ein. Gedanklich bestens vorbereitet, erscheint er im Sportdress wenn es um sportive Dinge geht, wenn Besuch bei sozialen Instituten anstanden, erscheint Roger Federer in ziviler Kleidung. Und wenn er in den Gesprächen Gefallen daran gefunden hat, so überzog er auch hin und wieder die vereinbarte Zeit. So haben alle, die den weltbesten Tennisspieler aller Zeiten getroffen haben, immer das Gefühl seiner Wertschätzung gehabt.

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Turnier-Pressesprecher

Frage an Frank Hofen: Hallo Herr Hofen! Als regelmäßiger Besucher der Gerry Weber Open habe ich sie früher am Finaltag immer auf dem grünen Rasen der beeindruckenden Arena gesehen, wie Sie die großen Stars der Tennisszene souverän interviewt und das sicherlich schönste Turnier Deutschlands quasi rund gemacht haben. Wie stelle ich mir solch eine Arbeit als Pressechef eines ATP-Turniers dieser Wertigkeit eigentlich vor? Während solch einer Turnierwoche dürften Sie doch normalerweise kaum Schlaf bekommen haben, oder? Und wie wichtig ist da ein verlässliches Team im Hintergrund?! Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg bei Ihren neuen Aufgaben!

Frank Hofen
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Frank Hofen: Natürlich geht nichts ohne ein eingespieltes Team. Das habe ich immer um mich herum gehabt. Wobei es von großer Wichtigkeit ist, dass man auch menschlich miteinander harmoniert. Insofern haben sich, es waren während des Turniers immer bis zu 13 begeisterte Tennisspielerinnen und Tennisspieler, in meinen Team immer freiwillig Persönlichkeiten engagiert, die sich zum einen im Tennissport auskennen und zum anderen aus der Medienbranche kommen. Dieses Zusammenwirken machte mir als Sprecher die Arbeit einfacher. Die einen schrieben Texte, der andere fotografierte, der dritte beantwortete E-Mails, der nächste ging auf Wünsche ein und ein anderer sichtete, was die Medien so über das Turnier geschrieben haben. So konnte man dann schnellstens auf Dinge reagieren.

Ein weiteres Team erstellte die tägliche Turnierzeitung, so dass ich letztlich als Verantwortlicher für die Außendarstellung verantwortlich war. Meinerseits habe ich täglich in der Frühe mit dem Turnierdirektor die Kampagnen mit unter anderem den Tennisspielern und mit den Medien abgesprochen, Pressekonferenzen vorbereitet und Interviews zu dem einen oder anderen Thema angeregt – und an den täglichen Konferenzen des jeweiligen TV-Senders teilgenommen. Wichtig für mich war es, mich nicht selber so wichtig zu nehmen, sondern die Gerry Weber Open in den Vordergrund zu stellen.

Wir Medienleute in der Pressestelle waren ein Rädchen im Turniergeschehen, nur das drehte sich reibungslos. Das persönliche verstehen untereinander war sozusagen das Öl im Turniergetriebe. So war am Ende, natürlich neben dem Erfolg des Turnieres, für mich der Finaltag der schönste Tag. Nicht, weil der oder der gewonnen hatte, sondern weil an diesem Sonntag ich immer mit meinem Team ein gemeinsames gastronomisches »Finale« hatte. Dies alles zusammen hat anscheinend dem Turnier eine hohe Akzeptanz in der Öffentlichkeit eingebracht. Schön, dass Sie das auch so gesehen haben. …und Schlaf wurde in dieser Zeit sowieso überbewertet.

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